تجزیه و تحلیل سیستم

«تجزیه و تحلیل سیستم»

چکیده

تحليل سيستم عبارتست از تفکيک يک سيستم به اجزاي تشکيل دهنده آن در راستاي مطالعه چگونگي اينکه اين اجزاء چگونه باهم در ارتباط هستند و با هم کار مي کنند. آناليز ساخت يافته يکي از اولين استراتژي هايي بود که براي تحليل سيستمهاي اطلاعاتي و کامپيوتري توسعه يافت. آناليز ساخت يافته مدرن يک تکنيک پردازش مرکزي است که در مدلي براي يک سيستم استفاده مي شود.

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم

شناخت جنبه های مختلف سیستم، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین انها به منظور دستیابی به اطلاعات بنیادین جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسبتر است.

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان، از طریق یافتن رویه ها و روشهای بهتر انجام کار است.

سیستم در یک سازمان: مجموعه ای از روشها که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد.

روشها: مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدفهای نهایی سازمان دست یافت.

شیوه: تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار.

وظایف مدیران: ایجاد تغییر بمنظور بهبود سازمان، مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورند و از جدید ترین روشها و شیوه ها ی انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرند. چرا که ما در دنیایی شتابزده و با تغییرات سریع زندگی می کنیم.

هدف تمام سیستم ها بقاست، یعنی بودن و وجود داشتن است ووظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییر و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغییر است، همگامی با آخرین پیشرفتها نیاز به تلاش صد چندان دارد. در دنیایی که به سرعت در حال حرکت است، توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد.

سه عامل عدم تغییر در سازمانها و سیستم ها:

1-برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند حتی اگر این انس، غیر منطقی باشد.

2-گروهی از کارکنان به علت جمود فکری و ترس از تغییر به دنبال ثبات هستند، در حالی که بقای خود آنها مشروط به تغییر است.

جان لاک در این مورد اشاره جالبی دارد و می گوید: ثبات از خواص اذهان تنگ است.

3-برخی افراد نیز به علت احساس نا امنی و عدم آگاهی از نحوه کاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی که در وضع موجود دارند.

مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند، سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان می دهد. چنین سازمانی می تواند در دنیای بی ترحم رقابت ها به موجودیت خود ادامه دهد، از محیط خویش تاثیر پذیرد، برآن تاثیر گذارد وروز به روز به سطح بالا تری از تکامل برسد.

متخصصین تجزیه و تحلیل را هم می توان از نیروی انسانی موجود سازمان و هم می توان از خارج سازمان دعوت به کار کرد.

چنانچه متخصصین از خارج سازمان دعوت شوند چون با مشکلات سازمانی خو نگرفته اند بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص بدهند و نیز با دید علمی تری نسبت به بررسی سیستم های سازمان اقدام خواهند کرد.

چنانچه متخصصین، واحدی از خود سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه را بطور مداوم بر عهده گیرند، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.

در حال حاضر هم در تشکیلات وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نیز موسسات بخش خصوصی واحدهائی برای اجرای این وظیفه مهم بوجود آمده اند و هم موسساتی نیز بطور مستقل به عنوان مشاورین مدیریت بوجود آمده اند.

مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم:

فرایند تبدیل (میانداد)

دروندادی که به سیستم وارد می‌شود، طبق برنامه سیستم، در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرد.

مثال: در نظام دانشگاهی، دانشجو که یکی از داده‌های سیستم است، در فرآیند تبدیل قرار می‌گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه‌ها و مطالب علمی آشنا می‌شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید.

برونداد:

داده‌هایی که در فرآیند تیدیل قرار می گیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر می شوند. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش، برخی از ستاده‌های نظام دانشگاهی هستند.

بازخور (باز داد)

بازخور فرآیندی دورانی هستند که در آن، قسمتی از ستاده، به عنوان اطلاعات به درونداد پس خورانده می‌شوند و به این ترتیب سیستم را «خود کنترل» می‌سازد.

برای مثال، چنانچه به علت عدم تطا‌بق آموزشهای دانشگاهی با نیاز‌های واقعی بازار کار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کار شود، ایجاد اصلاحاتی در نظام آموزشی دانشگاه ضرورت دارد.

سیستم‌های اصلی و فرعی

سیستم ها به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شده‌اند: سیستم فرعی جزعی است که برخود نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام می‌دهد و برای رسیدن به هدف معینی می‌کوشد؛ این سیستم فرعی که نقش ویژه ای ایفا می‌کند، خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که میتوان آن را «سیستم اصلی»نام نهاد.

تقسیم سیستم ها به باز و بسته، یکی دیگر از طبقه بندیهای سیستم‌ها است. سیستم بسته، سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمی‌کند یعنی داده های آن به صورت پایان نا پذیر در حال چرخش است مثل سیستم گردش آب؛ بر خلاف آن سیستم باز، سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است یعنی چیزی را می گیرد در فر آیند تغییر و تبدیل قرار می دهد و بعد به محیط باز می گرداند. سیستم‌های بسته در برخورد با محیط، سازمان خود را از دست می‌هد یا جهت فعالیتش تغییر می‌کند.

در هر سیستم، عواملی وجود دارند که در خلاف جهت نظم سیستم عمل می‌کنند و مختل کننده‌ی انتظام سیستم هستند. این عوامل را «آنتروپی» می‌خوانند.آنتروپی به دو نوع تقسیم می‌شود: آنتروپی مثبت که عملگردش در خلاف جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل می‌کند.

خواص سیستم باز

1- کلیت و جامعیت وجودی

سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می‌سازد که در اجزای تشکیل دهندﮤ آن، به تنهایی وجود ندارد، این کلیت نیز نتیجه گرد آمدن اجزاء مجرد نیست، بلکه ارتباط اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را به وجود می‌آورد.

2-سلسله مراتب

مراتب وجود یک زنجیره مرتبه ای است که هر یک از مرتبه‌ها، ساخت و خواصی علاوه بر ویژگی های مرتبه پیشین دارد.

3-همبستگی اجزاء

منظور از همبستگی این است که هر جزء در سیستم، به نحوی با سایر اجزاء مرتبط است و به علت وجود این همبستگی، چنانچه در جزیی خللی وارد شود،سایر اجزاء نیز از آن خلل، متاثرمی گردند.

4-تناسب اجزاء

بین اجزای هر سیستم، تناسب، سنخیت واکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزاء سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می‌شود.

5-گردش دایره وار

فرآیند درونداد، تبدیل و برونداد، جریانی مستمر و مداوم است.

6-خاصیت تولید مثل

از دیگر ویژگی‌های سیستم های باز، میل به جاودانگی است. سیستم‌ها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می‌دهند.

7-همپایی

تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست؟

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده‌اند، وظیفه ایجاد تغییر است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می‌کنند، همگام با آخرین تغییرات وتحولاتی که در جهان رخ می‌دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند و از جدید‌ترین روش‌ها و شیوه های انجام کار، در اداره امور سازمان خود بهره گیرند.

مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روش‌های نو، به موفقیت سازمان مطبوعشان کمک می‌کند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می‌دهند هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامد‌های آنها بیش‌تر باشد، مشارکتشان فزونتر، و مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.

وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها

چنانچه واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها در داخل سازمان به وجود آید،به عنوان واحد ستادی عمل می‌کند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می‌رساند.

ذیلا به اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روشها اشاره می‌شود:

1- بررسی و تجزیه وتحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان.

2- استقرار مناسب ترین سیستم‌ها، روش ها و شیوه‌های انجام کار درسازمان.

بخش‌هاي اصلي سازمان

مباني سازماندهي

براي سازماندهي و تقسيم كار، مباني متنوعي وجود دارد كه در اينجا به اختصار به برخي از آنها اشاره مي‌شود:

1- سازمان بر مبناي تعداد: تقسيم بندي افراد به طور اتفاقي و به دسته‌هاي مساوي و مامور كردن هر دسته براي انجام دادن يك قسمت از وضايف سازماني اين گونه سازماندهي براي طبقه بندي نيروي انساني مشابه كه افراد آن داراي ويژگي هاي تقريبا يكساني هستند مفيد است. مثل: تقسيم وظايف در ارتش‌هاي قرون وسطي.

2- سازمان بر مبناي وظيفه: هدف اصلي سازمان به فعاليت‌هاي اصلي، فعاليت‌هاي اصلي به فعاليت‌هاي فرعي، فعاليت‌هاي فرعي به وظايف اصلي و وظايف اصلي به وظايف فرعي منقسم مي‌شود و اجراي هر دسته از وظايف مشابه و مرتبط، به يك واحد محول مي‌شود. و نقش هر يك از كاركنان در انجام بخشي از وظايف واحد، تعيين ميگردد؛ مثل ايجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلاي سطح آموزش در كشور.

3- سازمان بر مبناي نوع عمليات (تخصص):در اين روش تقسيم كاربر مبناي نوع فعاليت، تخصص و آگاهيهاي يكسان است يعني حرفه و تخصص افرادي كه كار را انجام مي‌دهند، ملاك تقسيم بندي واحد هاي سازماني خواهند بود، مثل سازمان پزشكي يا ستاد خدمات كامپيوتري.

4- سازمان بر مبناي مشتري (ارباب رجوع): در اين روش به دريافت كنندگان خدمات سازمان توجه مي شود و سازماندهي بر مبناي گروه‌هاي مختلف مشتريان و ارباب رجوع صورت مي‌پذيرد.

5- سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي (محل جغرافيايي):در اين نوع سازماندهي بر مبناي محل و مكان عمليات، ملاك قرار مي‌گيرد؛ تحت نظارت يك واحد متشكل؛ مانند تشكيل واحدهاي سرويس دهي براي نواحي مختلف شهري درسازمان شهرداري.

6- سازمان بر مبناي محصول (نوع توليد): در اين روش مبناي گروه‌بندي وظايف و تقسيم كارها، نوع كالا يا محصولي است كه قرار است توليد شود مثل اختصاص واحد هاي سازماني يك كارخانه به توليد كالا‌هاي مختلف، از قبيل: كولر، يخچال و آبگرمكن.

7- سازمان بر مبناي پرو‍ژه: اين نوع سازماندهي در سازمان‌هايي قابل اجراست كه اين امكان وجود داشته باشد كه هدف‌ها و ماموريت‌هاي آنان در قالب پروژه‌ها و برنامه‌هاي تقريبا مستقلي قابل اجرا باشدمي‌توان به تعداد برنامه‌هاي موجود در سازمان، واحد هاي مستقلي را به وجود آورد.

8- سازمان ماتريسي: تلفيقي از سازمان بر مبناي وظيفه و بر مبناي پرو‍‍‍‍‍ژه است. به اين ترتيب كه جريان اختيار در واحد‌هاي تخصصي به صورت عمودي و در واحد ‌هاي اجرايي، به صورت افقي است و از تلاقي اين دو محور، يك ماتريس بوجود مي‌آيد.

تنظيم نمودار سازماني

آناليست با توجه به موقعيت و شرايط حاكم بر سازمان و اولويتهاي مديريت، و با در نظر داشتن انواع مباني سازماندهي و مزايا و معايب هر يك، طرح مناسبي را براي سازمان پيشنهاد مي‌كند. براي تهيه طرح سازماني مي‌توان از روش‌هاي تحليلي، تلفيقي و تركيبي استفاده كرد.:

 کارسنجی

تعریف کار‌سنجی:

کار سنجی یکی از تکنیک‌های مطالعه کار است که به منظور افزایش ثمر بخشی سازمان انجام می‌شود و عبارت است: از بکار‌گیری روشهائی برای تعیین زمان انجام کار معیین به وسیله یک فرد واجد شرایط در سطحی قابل قبول.

فوائد کار‌سنجی برخی از فواعد کار سنجی عبارتند از:
1- کمک به برنامه ریزی نیروی انسانی برای سازمان
2- ایجاد امکان کنترل و ارزیابی کار کارکنان
3- کاهش هزینه تولید و قیمت تمام شده کالا
4- ارائه سرویس بهتر به مشتریان و ارباب رجوع
5- کمک به برآورد قیمت کالاها یا خدمات و برآورد بودجه
6- بهبود روابط کار
7- افزایش کارائی
8- تسهیل زمان‌بندی عملیات و برنامه‌ریزی تولید
9- ایجاد مبنایی برای پرداخت‌های تشویقی به کارکنان
10-تعیین زمان استاندارد برای انجام کارها
11-کمک به برنامه ریزی جهت وسایل و تجهیزات مورد نیاز

پیش نیازهای کارسنجی

1- آنالیست بایستی قبل از انجام کارسنجی، به اصلاح و ساده سازی روش کار مبادرت ورزد.

2- علاوه بر روش کار، وسایل و ابزار کار نیز بایستی مناسب و در سطح استاندارد باشند تا بتوان روش را به درستی به کار برد.

3- در مورد روش ساده شده، بایستی آموزش کافی به کارکنان داده شود تا بتوانند روش اصلاح شده را به درستی به کار برد.

فن بررسی حرکات

فن بررسی حرکات، دقت کردن در کلیه حرکاتی است که برای انجام یک کار صورت می‌گیرد.
مقاصد اساسی بررسی حرکات را میتوان به صورت زیر مطرح کرد:
1- حذف حرکات زائد
2- تقلیل خستگی ناشی از حرکات اضافی

3- بر طرف کردن نقایص و نارساییهای محیط فیزیکی کار (از قبیل نور ناکافی، رطوبت و حرارت نامناسب و غیره).

مراحل بررسی حرکات:

برای بررسی حرکات طی مراحل زیر ضروری است:
1- انتخاب کار مورد نظر؛
2- انتخاب فردی که در نظر است کارش مورد بررسی قرار گیرد؛
3- بررسی حرکات فرد در حین انجام کار، به دفعات و ثبت آنها؛
4- تعیین زمان حرکت هر یک از حرکات؛
5- تجزیه و تحلیل حرکات انجام شده با طرح سوالاتی درباره چرایی، چگونگی و توالی حرکتها؛
6- حذف، ترکیب و تغییر حرکات در صورت لزوم؛
7- تعیین حرکات مورد نیاز.

برخی از روشهای کارسنجی عبارتند از:

1- روش استفاده از سوابق گذشته
2- روش گزارش گیری
3- روش نمونه گیری
4- روش زمان سنجی
5- روش عناصر از پیش تعیین شده

روش زمان سنجی

روش زمان سنجی یکی از روشهای دقیق و علمی کار سنجی است. در این روش کار را به اجزایی تقسیم می‌کنند و زمان انجام هریک از اجزا را به طور دقیق و با کرونومتر(ساعت مدرج تا یک صدم دقیقه)اندازه می‌گیرند.

مراحل این روش عبارتند از:

1- تعیین کار مورد نظر جهت اندازه‌گیری؛
2- تقسیم کار به اجزاء؛
3- ساده سازی و بهتر سازی روش انجام هر یک از اجزاء کار؛
4- آموزش روش کار به افرادی که قرار است کارشان اندازه گیری شود؛
5- جلب اعتماد و همکاری افراد برای کارسنجی؛
6- اندازه گیری زمان انجام هر یک از اجزاء و ثبت آنها؛
7- تعیین زمان نرمال کار (NT)
8- محاسبه اضافات مجاز(A)

نتیجه گیری

در این مقاله سعی گردید تا چارچوبی نظری جهت شناخت اجزاء و کاربرد “تجزیه و تحلیل سیستم­ها” در یک سازمان عرضه گردد.

تهیه شده از اینترنت

فهرست مطالب

چکیده 1
مقدمه 2
تعریف تجزیه و تحلیل سیستم 3
فرایند تبدیل (میانداد) 7
بازخور (باز داد) 7
سیستم‌های اصلی و فرعی 7
خواص سیستم باز 8
تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست؟ 10
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم 10

وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها 11
فواید تجزیه و تحلیل سیستم‌ها 12
آشنایی با مراحل تجزیه تحلیل سیستم 14
بخش‌هاي اصلي سازمان 16
تنظيم نمودار سازماني 18
فنون تجزيه و تحليل سيستم‌ها 19
بررسي جريان كار 20
بررسی و کنترل فرمها 23
کارسنجی 25
نتیجه گیری 28
منابع 29

مقاله فوق دارای صفحه مشخصات، فهرست مطالب و 29 صفحه متن (در قالب و ) با رعایت کامل صفحه بندی می باشد. همچنین فونت های کار شده برای متن مقاله  B Yagut(13) و برای تیترهای داخل مقاله B Jadid می باشند.

قیمت این مقاله 3500 تومان می باشد، جهت دریافت کامل متن مقاله (قابل ویرایش) بالای صفحه روی پرداخت و دریافت کلیک کنید

مشاهده فهرست مقالات مدیریت

نوشته شده در 9 آبان 1401 توسط بهنام پروندی

لطفا پس از بهره مندی از مطالب فوق با نظر گرمت به من انرژی مثبت تزریق کن 🙂