تجزیه و تحلیل سیستم های اطلاعاتی

«تجزیه و تحلیل سیستم های اطلاعاتی»

چکیده

تجزيه و تحليل و طراحي سيستم يک ابزار مديريتي محسوب مي‌شود که بوسيله آن مي‌توان سيستمي‌هاي کسب و کاري مختلف را ايجاد کرده، بهبود يا تغيير داد. با استفاده از اين ابزار مي‌توان ضمن شناخت جنبه‌هاي مختلف (برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!) و نحوه تعامل و ارتباط اجزاي آن با يکديگر، اقدام به اصلاح، بهبود، طراحي يا بازطراحي سيستم‌هاي کسب و کاري نمود. در واقع تجزيه و تحليل سيستم‌ها از ابزارهاي اساسي مديريتي در تغيير سازمان‌ها در راستاي بهبود عملکرد آنها محسوب مي‌گردد.

مقدمه

سیستم اطلاعاتی پدیده ای است که از سوی شخص و یا گروهی برای سازمانی طراحی و توسعه می یابد  تا بدین وسیله اطلاعات برای تصمیم گیرندگان سازماندهی، پردازش و تولید شود. این اطلاعات ممکن است به شیوه های  مختلف جهت مطلع نمودن کاربر در خصوص موقعیت وظایف مختلف در سازمان، کمک به تصمیم گیرندگان در مراحل مختلف فرایند تصمیم گیری و یا ایجاد شرایطی که در آن کاربر نظارت بیشتری بر یک بخش و یا کل  سازمان داشته باشند  مورد استفاده قرار گیرد.

چرخه ی توسعه ی سیستم ها

سازمانها در انواع و ابعاد متفاوت در حال ایجادیک  سیستم اطلاعاتی کامپیوتری جدیدی می باشند.که با عنوان سیستم اطلاعاتی میکروکامپیوتر و یا سیستم اطلاعاتی مبتنی بر ریزکامپیوتر شناخته شده اند. اگرچه(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)دید به اندازه ی کامپیوترهای بزرگ و مینی کامپیوترها پرتوان و پیچیده نیستند، ولی آنها  قادر به رفع نیازهای شخصی کاربران، فراهم کردن کمک های حیاتی جهت مدیریت اطلاعات و فراهم کردن کنترل کامل در سیستم اطلاعاتی و روند آن برای کاربران هستند.

احتمالاً، این سیستم ها به دلیل داشتن آخرین خصیصه خود، در نظر بسیاری از کاربران بسیار محبوب و عامه پسندند. برخلاف سیستم های اطلاعاتی بزرگتر، اکثر سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر ریزکامپیوترها می توانند مستقیماً بوسیله کاربران که شخصا بر نیازهای خود بهتر از هر کس دیگری واقف هستند توسعه یابند.

 تجزیه و تحلیل و بررسی سیستم

 کار تحلیل و بررسی صرفاً فرآیند  ارزیابی مشکلات، اهداف، نیازهای اطلاعاتی و منابع مربوط به توسعه سیستم اطلاعاتی براساس ریزکامپیوتر است. در طی این فرآیند،  بررسی کننده و یا تحلیل گر درصدد جمع آوری اطلاعات موجود، تعریف مشکلات خاص، ارزیابی نیازهای  اطلاعاتی، مشخص کردن منابع، محدودیت ها و موانع موجود، تخمین سود و هزینه های مرتبط و تهیه گزارشی از نتایج بدست آمده و پیشنهادات است.

شکل فوق این فعالیت ها را نشان می دهد.بررسی سیستم ها به واسطه هر دلیلی آغاز  می شود. بعضی از این دلایل را در زیر ذکر کرده ایم. این دلایل را در بخش بعدی به طور کامل بررسی می کنیم.  و در شکل 3-12 نیز به صورت خلاصه نوشته ایم.

جايگاه تجزيه و تحليل و طراحي سيستم در مديريت

مديران سازمان موظف‌اند که در عين حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغييرات فضاي کسب و کار خود تغيير دهند. زيرا هدف اساسي هر سيستم سازماني بقاست و براي دستيابي به اين هدف ناچار به هماهنگي و انطباق با محيط و شرايط محيطي است.

هماهنگي و انطباق با محيط متغير، در بطن خود تغيير در سيستم را در برمي‌گيرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نيز اضافه کنيم، که به‌نظر دومين هدف مهم هر سازمان زنده محسوب مي‌شود، لزوم پذيرش تغيير و همراستايي به تغييرات محيطي دوچندان مي‌گردد. (برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)يت و راهبري تغييرات سازماني نيز بر عهده مديريت سازمان است. تجزيه و تحليل سيستمي نيز از ابزارهاي تحليلي بسيار قدرتمند مديريت براي راهبري تغييرات سازماني محسوب مي‌شود.

يکي از مهمترين و پيچيده‌ترين فعاليت‌هاي مديريتي سازمان‌دهي يا طراحي سازمان است. طراحي سازمان، فرايند پوياي تقسيم کار و ايجاد هماهنگي بين منابع سازمان براي اجراي استراتژي‌ها و برنامه‌هاي سازمان در راستاي دستيابي به اهداف سازمان است.

سازمان‌ها بايد بطور مستمر معماري خود را با الزامات محيطي همراستا نمايند و براي اين‌کار لازم است تا توانمندي‌هاي مختلفي داشته باشند. مهمترين توانمندي سازمان در اين راستا توانمندي‌ پويايي است که بصورت توانايي سازمان در ترکيب ‌بندي مستمر منابع خود براي دستيابي به مزيت رقابتي تعريف مي‌شود.

کنترل نامناسب و ناکافی

بعضاً لازم است که یک شرکت کنترل بیشتری بر روی  شرکت، یا وظایف خاص و یااطلاعات مرتبط داشته باشد. برای مثال، مدیر یک دپارتمان ممکن است مایل باشد که کنترل بیشتری بر بودجه شرکت داشته باشد. مدیر به واسطه ترس از اینکه “محرمانه بودن اطلاعات”  می تواند به مخاطره بیفتد در خصوص ذخیره کردن اطلاعات بودجه ای در سیستم اطلاعاتی کامپیوتر مرکزی ممکن است تردید کند.

راه حلی که مدیر می تواند در مواردی از این  قبیل، بدان متوسل شود، سیستم اطلاعاتی مبتنی بر ریزکامپیوتر است که به طور کلی تحت نظارت مدیر بخش و کارکنان واحدهای خود است.

بهبود بهره وری

در طول تاریخ کسب وکار، افزایش بهره وری هدف اصلی بوده است. بهره وری زیاد در نتیجه انجام سریع تر دقیق تر، موثرتر و با کارایی بیشتر امور بدست می آید.تکنیک ها و ابزار زیادی به منظو(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)ره وری مورد استفاده قرار گرفته است.

احتمالاً کامپیوترها، بیش از هر ابزار دیگری، در نیل به این هدف مفید واقع شده اند. در چندین دهه اخیر، از کامپیوترها و کاربردهایشان به عنوان ابزار های اساسی افزایش بهره وری نام برده شده است.همان طور که قبلا نیز گفته شد، اطلاعات عنصر اصلی فرآیند تصمیم گیری است. بنابراین، این امری ضروری است که شرکتها قادر به سازماندهی اطلاعات به شکل موثر و کارآمد باشند.

صحت و به وقت بودن اطلاعاتی که از سوی سیستم های اطلاعاتی رسمی برای کاربران اطلاعاتی فراهم می شود می تواند عامل اصلی در افزایش بهره وری شود. در چند سال اخیر، بسیاری از سازمان ها سیستم اطلاعاتی براساس ریزکامپیوتر تهیه کرده اند تا بهره وری و استفاده از کار مدیران و کارمندان را بهبود بخشند. لذا این علاقه می تواند دیگران را به بررسی امکان پذیری چنین جایگزین هائی تشویق نماید..

صرفه جویی در هزینه ها

استفاده از میکروکامپیوترها به منظور فراهم کردن اطلاعات برای مدیریت به طور چشمگیری موجب صرفه جویی در هزینه ها در بسیاری از شرکتها شده است. دیگر شرکتهای کوچک برای رفع نیازهای خود دستخوش (اسیر) شرکتهای پردازش کننده دیگر نیستند. امروزه، شرکت با چندین هزار دلار می تواند سیستمی براساس ریزکامپیوتر تهیه کند؛ حتی انتظار کاهش هزینه های ایجاد چنین سیستم هایی در آینده نه چندان دور پیش بینی می شود.

ولی علی رغم صرفه جویی در هزینه های بالقوه میکروکامپیوتر، بررسی کننده باید آگاه بر هزینه های پنهانی ایجاد و به کار بستن سیستم اطلاعاتی براساس میکروکامپیوتر باشد. متاسفانه، در برخی از موارد به دلیل فقدان تخمین و ارزیابی همه هزینه ها و منابع مرتبط به آن، این سیستم ها برای برخی از سازمان ها چنین به نظر می رسد که ابزاری نامناسبی به شمار می آید. در مباحث بعدی این فصل هزینه(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!) این سیستم ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

بهبود خدمات

معیار اصلی در ارزیابی کارایی کسب و کار؛ کیفیت کالاها و خدماتی است که از سوی شرکت برای مشتری ها ارائه می شود. سیستم های اطلاعاتی کامپیوتر به بسیاری از شرکتها کمک می کند تا حدود محصولات و خدماتی را که فراهم می کنند گسترش دهند و به از راه های گوناگونی کیفیت محصولات و خدماتشان را بهبود بخشد.

منابع و محدودیت های موجود

در طی گامهای مختلف مراحل بررسی سیستم،بررسی کننده و تحلیل گر باید منابع و محدودیت های سازمانی را جهت ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر ریز کامپیوترها را مور توجه و رسیدگی قرار دهد.

قبل از اینکه بررسی کننده سیستم بتواند تعیین کند که سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه مورد نیاز است بایستی به دقت دو منبع مهم سازمانی را مورد ارزیابی قرار دهد. این منابع به دو دسته زیر تقسیم می گردد. 1. منابع سخت افزاری و نرم افزاری 2. منابع انسانی.

در حوزه منابع سخت افزاری و نرم افزاری در ابتداء بایستی  بررسی کننده مشخص کند که در شرکت، یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه وجود دارد. ثانیا آیا آن سیسم مبتنی بر کامپیوترهای بزرگ و یا ریز کامپیوترها می باشد.مضافا اینک(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)ستی لیستی از سخت افزارها و نرم افزارهای موجود را، اگر چنین چیزی باشد، که با مشکل تحت بررسی در ارتباط می باشد را فهرست نماید.بهترین منبعی که در این خصوص در شرکتها وجود دارد مرکز پردازش اطلاعات شرکت (بخش کامپیوتر ) است.

اغلب هرچیزی که به عنوان نیازهای جدید اطلاعاتی  و یا غیر معمول استنباط می شود می تواند با کمترین هزینه بوسیله سیستم اطلاعات کامپیوتری فعلی مرتفع گردد. آگاهی و اطلاع کامل از آنچه که در اختیار (دسترس) می باشد به بررسی کننده اجازه خواهد داد دقیقا در خصوص نیازهای واقعی شرکت قضاوت نماید.

در بیشتر موقعیت ها، سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری عظیم، یک راه حل به مراتب نامناسبی نسبت به سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر ریزرایانه ها، برای مساله مورد بررسی  خواهد بود. بررسی کننده سیستم نباید اجازه دهد که زبان فنی که توسط کارکنان سیستم های کامپیوتری مورد استفاده قرار می دهد،  شناسائی منابع رایانه ای سودمند را با مشکل مواجه سازد.

در زمینه منابع انسانی، بررسی کننده بایستی کارکنان و سطح مهارت و نگرش آنان در مورد رایانه و  استفاده از آن را، که تحت تاثیر “راه حل رایانه ای” قرار می گیرند را شناسائی نماید.مهم خواهد بود که بررسی کنن(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)ا کدامیک از بسته های نرم افزاری و زبان های برنامه نویسی خصوصا زبانهائی که در ریز کامپیوترها استفاده شده است آشنائی دارند. آگاهی از میزان  مهارت های کامپیوتری کارکنان می تواند هنگامی که سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه توصیه میشود بررسی کننده را در تعیین سطح آموزشی که مورد نیاز خواهد بود، کمک نماید.

محدویت ها:

دامنه محدودیت های توسعه سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه، در بر گیرنده محدودیت های منابع مالی  و انسانی است.بررسی کننده بایستی در مورد حداکثر مبلغ پولی که سازمان تمایل دارد صرف سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه نماید آگاهی داشته باشد.اگر بررسی کننده از واقعیت های مالی سازمان بی اطلاع باشد ممکن است پیشنهادات و توصیه هایی را بیان نماید که در محدوده بودجه  قابل دست یافتن نباشد.همچنین بررسی کننده بایستی منابع وجوه کوتاه مدت و بلند مدت و میزان تمایل سازمان، در سرمایه گذاری در سیستم اطلاعاتی کامپیوتری را  معیین نماید.

محدودیت بالقوه دیگری که در توسعه سیستم های اطلاعاتی وجود دارد کمبود مهارتهای کارکنان در استفاده از سیستم اطلاعاتی پیشنهادی است.برای مثال ممکن است سازمان قادر به اختصاص شخصی برای نگهداری، برنامه نویسی، و سایر فعالیتهای مرتبط، حتی در کوتاه مدت، برای سیستم اطلاعات کامپیوتری نباشد. در این مرحله خیلی مهم است که، قبل از آنکه تعهداتی ایجاد گردد، مشخص شود که چه کسی در مقابل مدیریت سیستم مسوولیت دارد.

تجزیه و تحلیل هزینه ها و منافع

 گام بعدی در بررسی سیستم، ارزیابی هزینه ها و منافع ممکنه توسعه و ع(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!) سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است.

مزایا و منافع

بررسی کننده باید بتواند برخی از مزیت های بالقوه سیستم را شناسائی  و تلاش کند مبالغی را صرف این مزایا بکند.بررسی کننده نبایستی فراموش کند که بیشتر مدیران ارقام ریالی را خیلی بهتر از سایر انواع اطلاعات  می فهمند.

تعدادی از این منافع بالقوه سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر شامل ؛ کاهش احتیاج به  کارکنان، افزایش بهره وری کارکنان، افزایش دقت و صحت اطلاعات تولیدی،  افزایش کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان، افزایش میزان کمک های ارائه شده به تصمیم گیرنندگان،بهبود در وضعیت رویه های امنیت اطلاعات شرکت،و کاهش در مقدار زمان مورد نیاز جهت تولید اطلاعات می باشد.

صرفه جوئی های مقداری  ناشی از ناحیه هریک از این منافع را نمی توان به آسانی بیان  کرد. با این وجود تمامی این  مزیت ها می تواند با همدیگر منجر به کاهش هزینه ها و افزایش سودآوری های سازمان بشود.

مستند سازی نتایج بررسی سیستم

تنها برون داد مهم فرآیند تجزیه و تحلیل و بررسی سیستم  ، گزارشی است که،   به صورت  خلاصه یافته های مطالعات و توصیه های پیشنهادی را بیان می کند در این گزارش که، ” گزارش بررسی  و یا طرح پیشنهادی توسعه سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه ” نامیده می شود بررسی کننده مشکلات اصلی و الویت دار و  فرعی را بیان می کند.

همچنین این سند شامل الزامات اطلاعاتی افراد و سازمان، بیانیه مشروح وضعیت منابع رایانه ای(اگر وجود داشته باشد ) و محدودیت هائی که با آنها سروکار داریم می گردد.نهایتا بررسی کننده پیشنهاد می کند که شرکت اقدامی را در توسعه سیستم ها  انجام ندهد و یا شرکت فرآیند توسعه سیستم را متوقف و به تعویق اندازد و شاید بررسی کننده بخواهد که به کنکاش و بررسی بیشتر بپردازد. و یا او بخواهد که پیشنهاد کند شرکت  وارد مرحله بعدی، چرخه توسعه سیستم ها،که مرحله طراحی و انتخاب است بشود.

به تعویق انداختن توسعه سیستم

توصیه و یا پیشنهاد دیگر، که ممکن است در مراحل بررسی مطرح گردد توقف و به تعویق انداختن توسعه سیستم است. برای ارائه چنین توصیه ای دلایل متعددی به شرح زیر می تواند وجود داشته باشد.

پويايي سيستم

سيستم‌ها در طول زمان تغيير مي‌نمايند. اين تغييرات دلالت بر پويايي سيستم دارند. سيستم‌هاي تغيرپذير را سيستم‌هاي پويا نيز مي‌نامند. روابطي که بين اجزا دروني سيستم و يا بين سيستم و محيط آن براي دستيابي به اهداف سيستم برقرار مي‌شوند، منشا اصلي اين تغييرات و پويايي‌ها هستند.

محيط و مرز سيستم

هر سيستم علاوه بر عناصر دروني خود و روابط بين‌ آنها، با عناصري خارج از خود نيز سروکار دارد. محيط سيستم شامل اجزايي است که خارج از کنترل مستقيم و کامل سيستم هستند ول(برای دریافت متن کامل مقاله آنرا بخرید!)تم تاثير مي‌گذارند.از آنجا که عوامل محيطي خارج از کنترل سيستم قرار دارند، در تحليل‌هاي سازماني، محيط سيستم را مي‌توان يک عامل ثابت در نظر گرفت. ولي همين عوامل محيطي تاثير قابل ملاحظه‌اي بر عملکرد سيستم مي‌گذارند. براي تشخيص عامل محيطي، مي‌توان از دو شاخص زير استفاده کرد:

نتیجه گیری

در این مقاله سعی گردید تا چارچوبی نظری جهت شناخت اجزاء و کاربرد “تجزیه و تحلیل سیستم­ها” در یک سازمان عرضه گردد…

تهیه شده از اینترنت

فهرست مطالب

چکیده 1
مقدمه 2
چرخه ی توسعه ی سیستم ها 3
تجزیه و تحلیل و بررسی سیستم 4
جايگاه تجزيه و تحليل و طراحي سيستم در مديريت 6
تغییرات در رویه های انجام کار 7
نیازهای جدید اطلاعاتی 8
کنترل نامناسب و ناکافی 8
بهبود بهره وری 9

صرفه جویی در هزینه ها 10
بهبود خدمات 10
فعالیت های مرحله بررسی سیستم 11
جمع آوری اطلاعات موقعیتی یا پیش زمینه 11
ارزیابی نیازهای اطلاعاتی 13
منابع و محدودیت های موجود 15
تجزیه و تحلیل هزینه ها و منافع 17
مزایا و منافع 19
مستند سازی نتایج بررسی سیستم 19
به تعویق انداختن توسعه سیستم 20

توسعه سیستم 22
مشخصه‌ها و عناصر سيستم 22
پويايي سيستم 25
محيط و مرز سيستم 25
نتیجه گیری 29
منابع 30

مقاله فوق دارای صفحه مشخصات، فهرست مطالب و 30 صفحه متن (در قالب و ) با رعایت کامل صفحه بندی می باشد. همچنین فونت های کار شده برای متن مقاله  B Yagut(13) و برای تیترهای داخل مقاله B Jadid می باشند.

قیمت این مقاله 3800 تومان می باشد، جهت دریافت کامل متن مقاله (قابل ویرایش) بالای صفحه روی پرداخت و دریافت کلیک کنید

مشاهده فهرست مقالات مدیریت

همچنین ببینید اینجا

نوشته شده در 6 اسفند 1401 توسط بهنام پروندی

لطفا پس از بهره مندی از مطالب فوق با نظر گرمت به من انرژی مثبت تزریق کن 🙂