«تشکیلات اسناد رسمی»
مقدمه
دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قراردادها و ثبت رسمی اسناد در ایران است. هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است. این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند. کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی‌های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از کارهای این نهاد است.
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند، با شکل‌گیری نظام اداری نوین، اولین برون‌سپاری امر دولتی در تاریخ ایران، کار ثبت اسناد بود که به بخش خصوصی واگذار شد. بنظر می‌رسد هدف بنیانگذاران از تشکیل محاضر رسمی، جانشین شدن اسناد رسمی بر احکام قطعی دادگاه‌ها بود. واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است.
اهمیت
تنظیم روابط بین افراد از جمله حقوق اساسی افراد یک ملت است. دفترخانه‌ها ارتباط تنگاتنگی با حقوق خصوصی اشخاص دارند. عمده فعالیت درون یک دفترخانه مبتنی بر اصول حاکم بر قراردادها و تعهدات میباشد. بنظر می‌رسد، هدف از تأسیس دفاتر اسناد رسمی تنسیق و تنظیم روابط مالی مردم و رعایت حقوق قانونی آنان در قراردادهای خصوصی و بهره‌مندی آنان از مزایای قانونی معاملات سالم و حفظ مواردی از قبیل حق بهره‌مندی از مالکیت خصوصی باشد. نحوه تنظیم روابط حقوقی میان اشخاص از مهم‌ترین دغدغه‌های این فعالیت است.
این دفاتر در اثبات مالکیت خصوصی و بلاتخدیش افراد در مقابل دست گزنده دولتهای جائر احتمالی نقش داشته‌اند. وجود سند رسمی در ید مالک، بمعنی یقین در مالکیت وی بوده و در صورت تعدی دولت، آن ظلم آن به صورت ظلمی مضاعف جلوه می‌کند.
استقلال دفاتر اسناد رسمی
هر چند در ایران به ظاهر، سردفتری اسناد رسمی یا دفتریاری از مشاغل آزاد به‌شمار می‌آید. قوانین ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید. در ایران شخصیت حقوقی دفترخانه، شخصیت مستقلی نیست و دفترخانه از استقلال حقوقی برخوردار نیست. ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید در صورتی که بدیهی است سردفتر نباید هر سندی تنظیم کند مگر اینکه قدرت استدلال و دفاع از آن سند تنظیمی را در خود قبل از تنظیم سند دیده و سنجیده باشد که بعداً بتواند از خود دفاع کند. در حقوق فرانسه دفترخانه ها وظایف خود را با استقلال و در محدوده حرفه‌های آزاد به انجام می‌رسانند.
پیشینه
محاضر شرع نهادهایی حقوقی و دینی بودند که پیش از مشروطیت و تا اندکی پس از آن به تنظیم روابط حقوقی عامه مردم می‌پرداختند. محضرداری در ایران دارای جایگاهی فقهی است. هرچند طبق قاعده «إنّما یحلّل الکلام و یحرّم الکلام» اهمیت کتابت مورد چالش قرار گرفته و طبق این روایت، فقط کلام موجب تحلیل و تحریم است و تا کلامی نباشد بیع، نقل و انتقال، تحلیل یا تحریمی صورت نمی‌پذیرد؛ ولی این در حالی که است که در نص آیات قرآن بر کتابت تأکید فراوان شده‌است. بر اساس ادله فقه اسلامی و به ویژه فقه شیعه، کتابت حجیت داشته و آیه ۲۸۲ سوره بقره موسوم آیه تداین به صراحت اشاره به شغل محضرداری دارد.
تشکیلات
طبق ماده ۸۲ قانون مصوب ۱۳۱۰ هر دفتر اسناد رسمی مرکب است از «یک‌نفر «صاحب دفتر» و لااقل یک‌نفر «نمایندهٔ ادارهٔ ثبت‌اسناد» (ماده ۸۲).
سردفتر
اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید می‌کند که همه «مسئولیت‌های دفترخانه بر عهده سردفتر است»
دفتریار
دفتریار سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا میباشد. طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار می‌تواند یک دفتریار دوم هم داشته باشد. بر اساس ماده ۱۸ قانون مذکور یک دفترخانه می‌تواند دفتریار نداشته باشد. دفتریار بنوعی «سردفتر علی‌البدل» یا «کارآموز» محسوب می‌شود و بعضی از افراد ممکن است بعد از سه یا هفت سال سابقه دفتریاری، سردفتر شوند. دفتریار برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و با پیشنهاد سردفتر منصوب می‌شود. سردفتر حق تقاضای هیچ کاری از دفتریار ندارد. و سردفتر حق اخراج وی را ندارد. دفتریار، شریک درآمد دفترخانه است. دفتریار فقط در درآمد شریک است و در کار و مسئولیت و هزینه‌ها وضررها هیچ شراکتی ندارد. در قانون، هیچ مسئولیتی برای دفتریار ذکر نشده‌است. امضای دفتریار در اعتباربخشی به اسنادرسمی تأثیری ندارد.
سندنویس
سندنویسان همان «محررین» هستند و این شغل یکی از مهم‌ترین سمتها در یک دفترخانه است.
دفترنویس
دفترنویس یا «ثبّات» کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می‌کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می‌رسید. از سال‌های ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سال‌های پس از آن با راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف گردید.
وظایف
- تنظیم و رسمیت بخشیدن به عقود و قراردادها.
- تاییدوگواهی صحت امضاهای غیرمالی.
- وصول برخی از درآمدهای دولت مثل مالیات و….
وظایف دفتر اسناد رسمی طبق مواد ۴۹ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ و ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ بیان شده‌است.
مسئولیت‌ها
سه نوع مسئولیت برای دفاتر اسناد رسمی در ایران وجود دارد:
۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازات‌های انتظامی را برمی‌شمرد که ۵ درجه شامل ۱-توبیخ با درج در پرونده، ۲- جریمه‌های نقدی، ۳و۴- انواع انفصال موقت و ۵- انفصال دائم میباشد و طبق ماده ۲۹ آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.
۲-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش‌بینی گردیده‌است؛ و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و بمجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید. قانون مجازات اسلامی در مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
نظارت بر دفاتر اسناد رسمی
دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به‌طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال می‌شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می‌توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه‌های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند. اگرچه که محضرداران از مسولیت سنگین اسناد تنظیمی و پاسخگو بودن در برابر کلیه مراجع قضایی برای اسناد بشدت دلگیرند با این وجود برخی از دفاتر برای جذب درآمد تخلفات را انجام می‌دهند.
دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم
دفاتر اسناد رسمی علی‌رغم رقابت صنفی شدیدی که بایکدیگر دارند، در جلب اعتماد مردم تا حدودی موفق بوده‌اند. برخی از سردفتران دارای تحصیلات عالیه و عضو هیئت علمی دانشگاه‌های ایران بوده و تألیفات و مقالاتی نیز دارند. اعتمادی که حاکمیت ایران به دفاتر اسناد رسمی دارد، به دلیل اعتماد مردم در طول سال‌های متمادی به این دفاتر بوده‌است. برخی از مردم تصور می‌کنند که در دفترخانه خیالشان از هر نظر راحت خواهد بود و حتی برای حل مسائلی که مربوط به دفاتر اسناد رسمی نیست، مثل مسائل خانوادگی، سردفتران را امین و مشاور خود می‌دانند.
آسیب‌های دفاتر اسناد رسمی
ثبت معاملات ربوی
بنظر می‌رسد برخی از قراردادهای ربوی در نظام بانکداری در ایران، طبق عقود قانون قانون عملیات بانکی بدون ربا در دفترخانه ثبت می‌شوند.
آسیب‌های اخلاقی
بنقل از احمد مهدوی دامغانی سردفتر بازنشسته و رئیس کانون سردفتران اسناد رسمی و استاد دانشگاه تهران و استاد دانشگاه هاروارد آمریکا از جمله آفت‌ها و آسیب‌های این شغل در درجه اول حرص، حرص مال و مال اندوزی میباشد. حرص حرص حرص. مال دوستی. زیاده طلبی.
گزینش سردفتران
شرایط و نحوه گزینش سردفتران اسناد رسمی در قوانین حاکم در زمان حکومت دودمان پهلوی بگونه‌ای بود که برای تحصیلات دانشگاهی، تجربه کاری و خصوصاً برای تحصیلات حوزوی اعتبار قائل شده بودند. افرادی که می‌خواستند خود را کاندیدای شغل سردفتری نمایند باید دارای گواهی اجتهاد یا حداقل تحصیلات دانشگاهی یعنی مدرک لیسانس آن زمان در رشته حقوق قضایی را دارا باشند و در صورت دارا نبودن شرایط فوق باید سابقه سال‌ها معاونت در دفاتر اسناد رسمی را داشته باشند که این قوانین هنوز هم در حکومت فعلی ایران در حال اجرا میباشد. در شرایطی که در اثر بازنشستگی یک سردفتر جانشین سردفتر دیگری می‌شود معمولاً سردفتر جایگزین با مشاوره و پیشنهاد سردفتر قدیمی که در شرف بازنشستگی است یا با پیشنهاد ورثه سردفتر متوفی پس از جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران و موافقت قوه قضاییه نصب می‌شود.
مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی
۱- احراز هویت۲- احراز اهلیت۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند۵- وصول حق‌التحریر، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی. ۶- تنظیم اوراق سند و تأیید آن توسط متعاملین. ۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین. ۸- تأیید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند. ۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.
موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی
مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ مقرر شده که هیچ سندی را نمیتوان، تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد مگر آنکه موافق مقررات و قانون باشد، بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون سندی را تنظیم و ثبت می‌کردند متخلف محسوب می‌شدند. قانونگذار فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌است ولی ماده ۲۹ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ «تنظیم سند برخلاف بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها» را به عنوان تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عنوان نموده‌است که مورد نظر قانونگذار نبوده‌است، قانون فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌است ولی به گفته نورعلی مظاهری، وجود اینگونه موارد و مصادیق، دخالت در امور قانونگذاری محسوب می‌شود. تا آنجا که فراز ۱۱ بند ج آیین‌نامه مذکور «تمرد از اجرای دستورها صادره» مفهومی کلی و نامشخص است و دامنه بسیار وسیعی از اغراض مقامات را دربر می‌گیرد را تخلف محسوب نموده و خارج از حیطه وظایف و اختیارات قوه مجریه بوده‌است؛ مگر آنکه دفاتر اسناد رسمی را جزء کارمندان سازمان ثبت تلقی کنند والا بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری فقط در محیط‌های اداری بین روسای ادارات و مرئوسین قابل اجرا است.
نصب سردفتر و دفتریار
هرچند طبق ماده ۱۵ نظامنامه دفتر اسناد رسمی عده دفاتر درجۀ اول و دومو سوم در هر حوزه ثبتی را وزارت دادگستری همه ساله تعیین و باداره کل ثبتابلاغ خواهد نمود معذلک همانطور که قبلا گفته شد عملا اجرای این ماده متروکشده است و برحسب احتیاج و ضرورت ثبت هر محل تقاضای کسانی را که مایلبسردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری باشند پذیرفته ضمن تکمیل مدارک لازم بااظهار نظریه ثبت کل ارسال میدارد و ثبت کل در صورت تشخیص ضرورت و احتیاجچنانچه مدارک متقاضی را کافی تشخیص دهد و ایجاد دفتر جدید را ضروری بدانداز طرف وزارت دادگستری ابلاغ انتصاب سردفتر یا دفتریار صادر میگردد.
در اینجا ممکن است این بحث پیش آند که چون در ماده ۳ قانون دفاتراسناد رسمی تصریح شده است سردفتر بموجب حکم وزیر عدلیه منصوب می‌گرددآیا سردفتر مستخدم دولت است یا نه در اینمورد نظرات مختلفی ابراز گردیدهبعضی معتقدند که چون طبق ماده ۸۶ قانون ثبت چنانچه سردفتر از رعایت مقرراتمربوط بتحصیل اطمینان از هویت متعاملین تخلف نماید بمجازات مندرج در ماده۱۰۲ همین قانون که انفصال از یکسال تا سه سال از خدمات دولتی است محکوممیشود سردفتران مستخدم دولت هستند ولی از آن لحاظ که اولا سردفتران از خزانهدولت مستمری دریافت نمیدارند و ثانیا در صورت ارتکاب جرم در دیوان کیفرکارمندان دولت محاکمه نمیشوند و ثالثا چنانچه توهینی به آنان حین انحام وظیفهوارد شود از نظر مقررات جزائی توهین بمأمور دولت محسوب نمیگردد و جهاتدیگر نمیتوان آنها را مستخدم دولت دانست و همانطور که ماده ۴ قانون فوق-الذکر صراحت دارد سردفتر وابستۀ وزارت دادگستری محسوب میگرددشرایط لازم برای انتصاب سردفتر و دفتریار را در سه قسمت مورد رسیدگی قرار میدهیم.الف.مدرک علمی ب موانع اشتغال بسردفتری و دفتریاری ج شغل منافیبا شغل سردفتری و دفتریاری مدرک علمی-طبق ماده ۸ قانون دفتر اسناد رسمی اشخاص ذیل ممکن استبدوا بسردقتری درجه یک انتخاب شوند
شاغل منافی شغل سردفتری و دفتریاری
۱-استخدام دولتی و شهرداری حین اشتغال بخدمت-در مورد اینکه کار-مندان مؤسساتی از قبیل بانک ملی و امثال آن با سرمایه دولت تشکیل شده‌اند ویا قسمت عمده سرمایه آنها متعلق بدولت میباشد کارمند دولت هستمد یا خیر واینکه مستخدمین دولت که منتظر خدمت بدون حقوق میباشند هرگاه بخواهندسردفتر اسناد رسمی یا دفتریار شوند منعی برای اشتغال آنان هست با نه نظراتمختلفی ابراز گردیده و هریک از نظرات نیز طرفدارانی دارد.
۲-نمایندگی مجلس شورایملی-در اینمورد پس از تصویب اشتغال بهنمایندگی سردفتر یا دفتریار باید بلافاصله از سردفتری و یا دفتریاری کناره‌گیرینماید.
۳-وکالت عدلیه
۴-اشتغال بهر نوع کسب و تجارت و هر نوع دلالی
۵-عضویت در هیئت مدیره شرکت‌های تجارتی و مؤسسات استقراضی و بیمه؟بنا بمراتب مذکور در صورت وجود ضرورت برای تشکیل دفترخانه و یاتعیین دفتریار و وجود مدارک لازم سردفتری یا دفتریاری و نبودن موانع مذکوردر مادتیم ۶ و ۷ و رعایت سایر مقررات مربوط ابلاغ سردفتری و دفتریاری از طرفوزارت دادگستری صادر میگردد و کلیه سرفتران و مدفتریاران مکلفند قبل از اشتغالمطابق مقررات تضمین لازم بدهند میزان تضمین برحسب درجات متفاوت و در صورتوجود شرائط مندرج در تبصره ماده ۴۶ نظامنامه دفتر اسناد رسمی ممکن است بهجای وثیقه غیرمنقول یا وجه نقد ضامن معتبر باشد- طریقه اخذ تضمین و میزانو مبلغ آن و همچنین طریقه تنظیم ضمانت‌نامه یا تجدید آن در مواد ۴۱ تا ۴۸ نظامنامهفوق الذکر به تفصیل بیان گردیده
تهیه شده از اینترنت
فهرست مطالب
مقدمه 1
اهمیت 2
استقلال دفاتر اسناد رسمی 2
پیشینه 3
تشکیلات 5
سردفتر 5
دفتریار 5
سندنویس 6
دفترنویس 6
وظایف 6
مسئولیت‌ها 6
نظارت بر دفاتر اسناد رسمی 8
دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم 8
آسیب‌های دفاتر اسناد رسمی 9
ثبت معاملات ربوی 9
آسیب‌های اخلاقی 9
گزینش سردفتران 10
مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی 10
موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی 10
وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می‌شود 12
تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی 12
نصب سردفتر و دفتریار 13
موانع اشتغال بسردفتری و دفتریاری 17
شاغل منافی شغل سردفتری و دفتریاری 19
منابع 21
مقاله فوق دارای صفحه مشخصات، فهرست مطالب و 21 صفحه متن (در قالب word 
و 
) با رعایت کامل صفحه بندی می باشد. همچنین فونت های کار شده برای متن مقاله B Nazanin(14) و برای تیترهای داخل مقاله B Titr می باشند.
قیمت این مقاله 3000 تومان می باشد، جهت دریافت کامل متن مقاله (قابل ویرایش) بالای صفحه روی پرداخت و دریافت کلیک کنید
مشاهده فهرست مقالات مدیریت 
نوشته شده در 18 بهمن ۱۴۰۰
لطفا پس از بهره مندی از مطالب فوق با نظر گرمت به من انرژی مثبت تزریق کن 🙂
دیدگاهها
هیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.